電子郵件由于其速度快、便宜、容量大等等優(yōu)勢正在逐漸替代書面郵件。在企業(yè)中，電子郵件更是企業(yè)管理者少不了的一個(gè)工具。但是，隨著電子郵件的推廣，也帶來了一個(gè)新的問題。如不少電子郵件用戶發(fā)現(xiàn)，由于誤刪除等等原因，電子郵件會丟失。故他們希望CIO能夠設(shè)計(jì)一套完善的郵件數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)制，來保障電子郵件數(shù)據(jù)不被丟失。

    確實(shí)，國內(nèi)很多企業(yè)在電子郵件數(shù)據(jù)的保護(hù)措施上做的并不到位。其實(shí)這并不是技術(shù)上面部性。一方面是因?yàn)橛脩艨赡軟]有把防止郵件丟失這件事情放在心上;二是因?yàn)榘踩c便利性可能存在一定的沖突，當(dāng)他們發(fā)生矛盾時(shí)用戶會選擇便利性。正是因?yàn)檫@些原因，用戶一開始并不重視對郵件數(shù)據(jù)的保護(hù)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)郵件丟失了，才懊悔不及。為此，筆者這里就給大家介紹幾個(gè)絕招，來幫助大家防止郵件的意外丟失。

    一、重要郵件最好保存在服務(wù)器上。

    現(xiàn)在接收郵件主要有兩種方式。一是從網(wǎng)頁中直接進(jìn)入郵箱服務(wù)器進(jìn)行收取;二是通過郵箱客戶端去讀取郵件。這兩種方式比較，通過客戶端來收取郵件相對來說便利一點(diǎn)。為此，大部分企業(yè)現(xiàn)在都是通過郵件客戶端來收取郵件的。不過在郵件客戶端收取郵件時(shí)，有一個(gè)比較特殊的設(shè)置，即用戶可以選擇郵件收取后是否要在服務(wù)器上保留郵件備份。

    如果選擇保存的話，那么即時(shí)在客戶端上收取郵件在服務(wù)器上仍然會有這個(gè)郵件的備份;甚至在客戶端上刪除的話，電子郵件仍然不會從服務(wù)器上刪除。但是，這有一個(gè)不利因素，即如果企業(yè)垃圾郵件控制不力的話，由于服務(wù)器上的郵件并不會隨著客戶端郵件刪除而刪除，故很容易導(dǎo)致用戶郵箱爆滿。而如果用戶郵箱滿了的話，會造成一個(gè)很嚴(yán)重的后果，即收不到新的郵件。故在郵箱服務(wù)器上保留郵件備份有好也有壞。

    如果選擇客戶端接收郵件后再服務(wù)器上刪除的話，那么當(dāng)客戶端上接收郵件后，電子郵件同時(shí)從郵箱服務(wù)器中刪除。如此的話，當(dāng)客戶端出現(xiàn)故障打不開郵件時(shí)，因?yàn)猷]箱服務(wù)器中郵件已經(jīng)刪除，用戶將不能夠恢復(fù)原有的郵件。這會給用戶帶來很大的損失。不過有時(shí)候即使刪除電子郵件也是必須的，因?yàn)檫@可以防止由于垃圾郵件、廣告郵件等原因造成郵箱的爆滿，而導(dǎo)致郵箱拒絕接收新的郵件。

    所以，保存或者刪除兩種方式，都不是很好的管理方法。筆者現(xiàn)在采取的是有選擇的刪除方式。即當(dāng)客戶端從服務(wù)器下載郵件之后，服務(wù)器并不會刪除郵件。但是如果在客戶端上把某個(gè)郵件刪除了，在客戶端會把這個(gè)信息傳遞給郵箱服務(wù)器，那么服務(wù)器也會同步把這個(gè)郵件給刪除了。如此的話，在客戶端上刪除的一些無用的郵件，就不會一直存放在郵箱服務(wù)器中了。從而就可以防止因?yàn)槔]件等原因造成的郵箱爆滿的問題。同時(shí)也可以讓一些重要的郵件在服務(wù)器上保留備份，從而提高電子郵件數(shù)據(jù)的安全性?，F(xiàn)在大部分郵件客戶端，都有類似的設(shè)置。筆者建議CIO在部署郵箱應(yīng)用的話，可以參考這種配置。

    二、防止郵箱爆滿導(dǎo)致郵箱拒收郵件。

    無論是企業(yè)自己的郵箱服務(wù)器，還是租用他人的服務(wù)器，管理員往往會給用戶一個(gè)容量上的限制。否則的話，硬盤的空間很容易被用光。但是，這會產(chǎn)生一個(gè)負(fù)面作用。即如果某個(gè)用戶的郵箱滿了的話，則很可能會導(dǎo)致郵件的拒收。用戶在發(fā)郵件時(shí)基本上都會遇到郵件被拒收的情況，這大部分原因就是因?yàn)閷Ψ洁]箱滿了的原因所造成的。當(dāng)用戶的郵箱拒收對方的郵件時(shí)，就有可能一些重要的信息用戶收不到，從而給企業(yè)用戶造成不必要的損失。

    為了防止郵箱爆滿而拒收郵件，CIO該采取什么措施來防治出現(xiàn)這種情況呢?筆者現(xiàn)在是采用了如下幾個(gè)方式。

    一是郵箱容量自動(dòng)提示功能。筆者現(xiàn)在給每個(gè)用戶的郵箱容量為1000M。如果郵件內(nèi)容中沒有圖片等要素的話，這個(gè)容量基本上可以滿足用戶的需求。但是有時(shí)候員工需要通過郵箱來發(fā)送圖片，那么這個(gè)空間的使用量就要比較高。筆者為了防止用戶郵箱爆滿，在郵箱容量上進(jìn)行了自動(dòng)監(jiān)視。當(dāng)郵箱的剩余空間容量不到10%的時(shí)候，系統(tǒng)就會發(fā)郵件告知用戶以及郵箱系統(tǒng)管理員，告知這個(gè)用戶的郵箱快滿了，要及時(shí)清理郵箱。同時(shí)會提醒用戶如果郵箱滿了的話會拒收所有的郵件。通過這個(gè)措施可以提醒用戶及時(shí)的清理郵件，防止不比要的損失。當(dāng)然，如果員工覺得郵箱服務(wù)器中的郵件都是很重要的，那么可以向系統(tǒng)管理員申請，夸大郵箱容量。

    二是設(shè)置用戶可以在客戶端中刪除郵箱服務(wù)器中的郵件。大部分用戶喜歡在客戶端中刪除郵件。有時(shí)候用戶往往會發(fā)生疑問，說他們明明已經(jīng)刪除了郵件，為什么服務(wù)器上還有呢?原來他們只是在客戶端上刪除郵件，沒有在服務(wù)器端上刪除。并不是所有的客戶端都支持客戶端與服務(wù)器同時(shí)刪除郵件的功能。如有一種郵件現(xiàn)在為MAP，它就不支持這個(gè)功能。為此CIO在選擇郵箱客戶端以及郵件協(xié)議的時(shí)候，最好能夠采用支持在客戶端刪除郵箱服務(wù)器郵件的功能。即在客戶端上刪除郵件的時(shí)候，同時(shí)從服務(wù)器上刪除。如現(xiàn)在常用的POP3等郵件協(xié)議都支持這個(gè)功能。