電子郵件已經(jīng)成為企業(yè)最常用的日常溝通方式之一，如何對電子郵件進行歸檔也成為很多企業(yè)考慮的重點。在選擇和部署電子郵件存檔工具時，遵循以下幾點可讓企業(yè)事半功倍。

    1、在選擇電子郵件存檔技術(shù)和制定保持戰(zhàn)略時，尋求得到法律/遵從性團隊的接受。

    法律顧問/遵從性官員知道適用于電子數(shù)據(jù)必須保持的時間長度的法規(guī)和要求。業(yè)務(wù)經(jīng)理知道必須加以考慮的特殊政策，如產(chǎn)品保修。

    2、不要讓電子郵件存檔政策有什么例外。

    例外會在打官司時為對方律師置疑挑戰(zhàn)發(fā)現(xiàn)的信息的有效性的大門。

    Webcor Builder公司CIO Gregg Davis說，過去，如果一位經(jīng)理對清除周期持反對意見或不喜歡系統(tǒng)顯示存檔的信件的方式的話，他的IT部門就讓某些郵件不受公司的政策的管轄。當公司必須向法庭解釋政策在不同類型的雇員間為什么不同時，發(fā)生不幸的后果。

    3、執(zhí)行存檔的電子郵件的電子郵件存根（stub）或標記的保持政策。

    Gartner建議將存根保持90到180天；保持存根太長會影響電子郵件系統(tǒng)的性能。

    據(jù)International Data Corp公司計劃經(jīng)理Laura DuBois說，當原始文件達到其保持期限終點時，并不是所有的產(chǎn)品都刪除存根。

    4、控制PST/NSF文件的使用。

    用于保存信件的本地副本的文件，即所謂的PST文件（Microsoft的Exchange Server）和NSF文件（IBM的Notes Domino系統(tǒng)），會成為試圖執(zhí)行保持政策或在法律發(fā)現(xiàn)過程中搜尋電子記錄的公司所面臨的危險。

    Forrester Research公司高級分析師Brian Hill鼓勵機構(gòu)關(guān)閉創(chuàng)建PST/NSF文件的能力。他說：“這類文件分散在雇員的桌面機中，如果你的機構(gòu)遭遇法律事件時，搜尋分散在個人桌面機中的所有這些PST或NSF文件是一個費用高昂和復(fù)雜的事情?！?/P>

    5、選擇允許多種非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容可以被存檔的電子郵件存檔產(chǎn)品。

    電子郵件是訴訟中請求最多的內(nèi)容類型，但是所有以電子方式保存的信息都屬于法律發(fā)現(xiàn)的范圍。尋求支持多種數(shù)據(jù)類型（包括即時消息和日歷項）的電子郵件存檔廠商。